7. ПОДРАЗДЕЛ «СТРУКТУРА КАРТОТЕКИ»
С помощью структуры картотеки можно создать любой отчет по запросу пользователя для более плодотворной работы с информацией, хранимой в базе данных (рис. 110).
7.1. Составление шаблона отчета
В верхней части окна «Структура картотеки», в разделе « Группа животных » производится выбор группы (групп) животных, с данными которых Вы хотите работать. Для этого необходимо установить флажок напротив выбранной группы. Группа «Стадо» включает в себя живых и выбывших коров основного стада, если Вы хотите работать только с живыми или только с выбывшими коровами, выберите соответственно подгруппу «Живые» или «Выбывшие». Группу животных – «Быки» можно разделить на под-
группы «Отцы», «Быки-осеменители» или «Быки-осеменители архивных коров».
В зависимости от группы животных для выбора будут доступны (недоступны) показатели, распределенные по разделам, названия которых соответствует названиям вкладок (Паспорт, Основные данные, Лактации и т.д.). При переходе из раздела в раздел производится выбор необходимых показателей (это можно сделать, щелкнув левой кнопкой мышки по квадратику слева от его названия). В момент выбора полей они автоматически будут появляться в разделе « Отчет ». При работе во вкладках с данными, характеризующими животное по возрастным периодам (Лактации, По мес.) или по рядам предков (потомков) (Отцовские предки, Материнские предки, Быки-потомки, Коровы–потомки) прежде всего необходимо выбрать в левой части вкладки номер лактации (возраст) или ряд родословной. Далее производится выбор основных показателей.
Внимание! Во вкладке «Паспорт» показатель «Свободный столбец» предназначен для добавления в отчет пустого столбца. Данный показатель можно использовать для построения шаблонов различных бланков или отчётов.
После выбора необходимых показателей в разделе « Отчет » производятся настройки получаемого отчета. Обычным полем отчета называется любой показатель, выбранный для отчета. Вычисляемое – это поле, созданное из обычных полей с применением формулы. Значение агрегатного поля – предназначено для расчета показателя (Количество, Сумма, Среднее, Минимум, Максимум, Стандартное отклонение) для обычного поля с функцией «Агрегирование». Вычисляемые поля пользователя – сохраненные поля, созданные пользователем из обычных полей с помощью формул или функций. Кнопки, относящиеся к полям, означают: «+» – добавление вычисляемого или агрегатного поля; «-» – удаление поля (перед удалением необходимо выделить мышкой ненужный столбец); «~» – редактирование вычисляемого поля. Для удаления всех выбранных показателей используйте кнопку «Очистить».
Выбранные показатели по умолчанию будут выводиться в столбцах, исключение составляет вкладка «Лактации=«, где данные по всем лактациям будут выводиться построчно.
Порядок столбцов можно изменить. Для перемещения столбца на новое место достаточно его выделить и перетащить. Аналогич-
ная возможность существует после получения отчета в окне «Отчет по запросу пользователя».
Важно! Все данные по животным для отчета берутся программой из базы данных на текущую дату.
Для того чтобы отчет имел заголовок, введите название в поле «Заголовок отчета» . Заголовок печатной формы отчета включает в себя информацию о количестве записей (строчек), посмотреть информацию о количестве записей в экранной форме отчета можно в левой части строки состояния окна – «Отчет по запросу пользователя».
Каждый столбец с данными по умолчанию будет иметь заголовок, соответствующий названию выбранного показателя. При необходимости заголовок можно изменить, введя в ячейку « Заголовок » новое название столбца.
Важно! Изменение заголовка столбца необходимо произвести до установки фильтров.
7.1.1. Функция «Сортировка»
Вы можете сортировать строки в возрастающем или убывающем порядке. При сортировке изменяется порядок расположения строк в отчете, в то время как порядок столбцов остается прежним.
Чтобы отсортировать данные, выберите столбец, по которому будет проводиться сортировка, в ячейке « Сортировка » выберите в контекстном меню порядок сортировки («Возрастание» или «Убывание»). Если необходима сортировка данных по двум и более показателям, необходимо определить приоритетный порядок сортировки. В первую очередь сортировка будет производиться по первому столбцу, в котором задано условие, внутри этого отсортированного диапазона будет производиться сортировка по следующему столбцу, по которому необходима сортировка т.д.
Чтобы отменить сортировку, в контекстном меню ячейки « Сортировка » нужно выбрать «Нет». В экранной форме отчета условие сортировки можно посмотреть в строке состояния.
После получения отчета в его экранной форме (окно «Отчет по запросу пользователя») порядок сортировки можно изменить. Для этого в контекстном меню поставьте флажок для функции «Менять сортировку при перемещении столбца». После этого столбец, по которому требуется сортировка, перетащите на первое место в отчете.
